martes, 5 de julio de 2016

¿Cómo ser un empresario más productivo?







Francisco Berrocal
LightHouseCR.com

Cada emprendedor empieza su mañana con un dilema similar:  cómo enfrento el día y cómo alargo las horas de trabajo?  Hay mucho por hacer, y muchos negocios, especialmente aquellos unipersonales, requieren de maestría a la hora de administrar el tiempo y las energías.  No es imposible, sin embargo.  Aún en los negocios multipersonales el tiempo es escaso y siempre existen pendientes.  La solución no siempre es contratar más personal;  si puede hacerlo, adelante.  Pero si su empresa es como la mayoría, donde el dinero no abunda, debería considerar un cambio en la disciplina del trabajo, que le facilite el desempeñarse de mejor manera durante sus horas laborales. 

Delegar

“…Aprendí que era para mí imposible hacerlo todo y saberlo todo.” Anissa Telwar (Lachance, 2016).  Empecemos con las empresas multipersonales:  si tiene personal, aprenda a delegar funciones en la gente que trabaja con usted.  Si no saben, enseñe a hacer y dele más valor al trabajo de sus colaboradores.  Si usted es parte de una empresa unipersonal, trate de seguir consejos como los que verá más adelante, pero es algo de lo que no puede escapar.  Considere la ayuda de algún familiar o contratar un asistente virtual que no resulte tan caro como una contratación directa.  Debemos ser muy flexibles para lograr todo lo que se necesita durante el día, y el consejo es aprender a balancear la carga para no terminar quemados rápidamente, ya sea por fatiga o desmotivación.  Esto no implica ceder el control, sino confiar y encontrar el tiempo necesario para poder descansar (Galloway, 2014).  

Priorización

Este siguiente consejo es de mucha ayuda para el emprendedor unipersonal:  determine cuáles son las actividades que requieren de su mayor atención, las más urgentes y que aporten mayor valor al negocio.  Esto implica también dejar tiempo para lidiar con eventos inesperados, que pueden presentarse en cualquier momento (Fallon, 2015).  Es parte de nuestro trabajo saber hacer estas diferenciaciones de importancia, y establecer tiempos de contingencia.  (Ivanovs, 2015).  Para darnos una idea, la Ley de Pareto dice que el 20% de nuestros problemas son verdaderos, mientras que el otro 80% no lo es:  es una consecuencia de ese 20% indicado.  Si trabajamos sobre ese 20% ahorraremos mucho tiempo y atacaremos problemas válidos (Galloway, 2014). 

Uso del tiempo

Nuestro tiempo más importante de trabajo es por la mañana.  Si nos levantamos descansados, con gratitud por el día nuevo, habrá más energía para trabajar y empezar el día de forma correcta (Ivanovs, 2014).  El tener ocho horas de descanso al menos le permitirá ser productivo.  También ayuda tener un lugar de trabajo tranquilo.  Si sufrimos de muchas distracciones es que o no sabemos poner límites para evitarlas, o si nos distraemos constantemente entonces es tiempo de tomar un descanso (Galloway, 2014).  Es importante que usted tenga además un plan de qué actividades trabajará a lo largo del día, de modo que pueda organizarlas; y así podrá establecer un propósito para su día de trabajo, de modo que pueda decir, este día logré…  (Fallon, 2015). 


Correo electrónico

No deje que el correo electrónico consuma todo su tiempo.  Determine franjas de tiempo durante el día en las cuales dedicarse a leer el correo electrónico (Fallon, 2015).  Aprenda a delegar también peticiones o asuntos que le son enviados mediante el correo electrónico.  Evite por sobre todo leer el correo cada vez que tiene una notificación para poder responder a cada mensaje, esto es ineficiente (Frankel, 2015).  Además de distraerlo, evita que usted pueda priorizar su trabajo, y es un mal uso del tiempo.  Debe evitarlo a toda costa.  Lea su correo hasta que haya terminado con su trabajo prioritario pero también es importante revisar cualquier elemento urgente al iniciar su jornada, para tenerlo pendiente de resolución, e incorporarlo a su lista de trabajo.  


Afuera el desorden

Por último, el desorden aumenta el estrés y reduce la productividad (Fallon, 2015).  Sólo tenga algunos papeles a mano, limpie su escritorio.  Esto también implica el desorden en el manejo de la información:  evite información que no le sirva para crecer o mejorar (Ivanovs, 2014).  Aprenda a definir cuál información le será útil y cual no. Esto incluye redes sociales personales.  Parte de ordenar su trabajo también es la creación de listas, de modo que usted conozca qué elementos están pendientes y cuáles han sido terminados, especialmente en pequeños proyectos que usted desarrolle (Frankel, 2015).  Puede hacer uso de su smartphone o tablet para llevar estas listas, dado que hay varias aplicaciones desarrolladas para este fin.  

Existe mucha literatura sobre cómo incrementar la productividad.  Muchos de estos libros se enfocan en las personas dentro de grandes empresas.  Nuestras recomendaciones son más hacia la gente en los emprendimientos, que trabajan solos o acompañados.  Hemos escogido los elementos que más afectan el día a día del trabajo, pero existen muchos otros elementos que podríamos mencionar.  Por ejemplo, el cuidado de los niños es relevante si usted trabaja desde su casa:  deberá aprovechar las horas de su ausencia al máximo, para luego poder dedicar tiempo a su cuidado.  También, si trabaja desde su casa, las mascotas pueden ser una gran ayuda para reducir el estrés.  

Sin importar su situación o condiciones de trabajo, es relevante que usted analice cómo maneja su tiempo y sus tareas, qué cosas lo distraen o lo hacen enfocarse, y desarrollar una estrategia de trabajo personal que deberá implementar con mucha disciplina y constancia.  

Referencias

Fallon, N.  (Febrero 9, 2015).  10 Productivity Secrets Entrepreneurs Say Really Work.  Consultado el 30 de junio de 2016.  Tomado de:  http://www.businessnewsdaily.com/7755-entrepreneur-productivity-tips.html

Frankel, R.  (Noviembre 19, 2015).  Top Five Productivity Tips For Entrepreneurs.  Consultado el 30 de junio de 2016.  Tomado de:  http://www.forbes.com/sites/ryanfrankel/2015/11/19/top-five-productivity-tips-for-entrepreneurs/#746efab73052

Galloway, L.  (Octubre 30, 2014).  10 Productivity Tips For The Overwhelmed Entrepreneur.  Consultado el 30 de junio de 2016  Tomado de:  http://www.fastcompany.com/3037758/10-productivity-tips-for-the-overwhelmed-entrepreneur

Ivanovs, A.  (Noviembre 22, 2014).  10 Productivity Tips, Tricks, Hacks for Entrepreneurs.  Consultado el 30 de junio de 2016.  Tomado de:  http://www.huffingtonpost.com/alex-ivanovs/10-productivity-tips-tric_b_5861600.html


Lanchance, K.  (Junio 29, 2016).  7 Small-Business Owners Share Their Best Productivity Tips.  Consultado el 30 de junio de 2016.  Tomado de:  https://www.entrepreneur.com/article/253545

¿Qué te Hace un Ser un Emprendedor?



Francisco Berrocal

Hemos recibido el llamado a ser personas diferentes, en una cultura donde lo tradicional es buscar el empleo que nos lleve hasta la jubilación; de ser posible, en el sector público, para no tener que preocuparnos el resto de nuestras vidas.  Pero ese llamado nos dice que hay más, que tenemos una visión que debe hacerse realidad para cualquiera de las soluciones que deseamos implementar para nuestra sociedad.  Todas estas visiones varían en tamaño, pero se encienden desde nuestro interior.  Somos emprendedores.  Y se habla mucho del término y de cómo obtener préstamos para ser emprendedor.  Pero no se habla de aquello que nos hace ser emprendedor.  Y menos aún, de lo que nos hace ser un emprendedor exitoso.    

La persona emprendedora tiene un grupo de características que la diferencia del resto, que la mueve a no conformarse y perseguir sus propias ideas:  ¿cuáles son éstas características?  Pero también tenemos un grupo de grandes emprendedores, que han logrado el establecimiento de negocios lucrativos y cuyas propuestas han creado grandes soluciones para la vida moderna: ¿cuáles son las características de éstas personas?  Es importante determinar si existe una diferencia entre el emprendedor; y el emprendedor exitoso, e identificar dichas características diferentes.  

Los emprendedores de la vida vida diaria; aquellos como usted y yo, que tenemos nuestro  negocio y lo desarrollamos con nuestro deseo de superación, tienden a presentar las siguientes características.

  • Pasión. Pasión por aprender.  Los emprendedores están motivados por un sueño.  A veces las recompensas monetarias no llegan, pero están movido por la necesidad de cumplir su visión o resolver un problema (Rampton, 2014),  Esta pasión los lleva a aprender constantemente de su situación y sus errores, a educarse continuamente, y crear círculos con personas de las cuáles pueden aprender más cosas, según Castellanos (2012), aún más allá del ego propio.  
  • Perseverancia.  Winston Churchill dijo:  “Es la capacidad de pasar de un fracaso a otro sin perder el entusiasmo”, según cita Rampton (2014).  Como emprendedor siempre habrán fallos, pero la diferencia es que puede levantarse y comenzar de nuevo.  No pueden darse el lujo de ser negativos.  Castellanos (2012) agrega que son dedicados a sus planes, visiones y sueños.  La perseverancia tiene el único objetivo de hacer que estos planes, visiones y sueños, se concreten.
  • Fuerte sentido del yo.  Los emprendedores no piensan que su idea puede ser buena, sabe que es buena.  Eso es lo que los mueve a convencer a otros con sus planes.  Saben que su proyecto no lo levantarán solos, pero están seguros que son los únicos que pueden llevarlo adelante (Rampton, 2014).  Aunque no todos tengamos esta confianza avasalladora en nosotros mismos, podemos desarrollarla.  Esto se logra con el trabajo diario, duro y la confianza en nuestras ideas (Castellanos, 2012).  
  • Flexibilidad.  Rampton (2014) la define como la capacidad de poder adaptarse al cambio, y de adaptar su idea a dichos cambios.  Muy pocos emprendedores terminan con la idea que iniciaron:  se modifica ante la experiencia y los vaivenes del ambiente; así como con la nueva información que adquirimos.  Los emprendedores también terminan adaptándose a las condiciones cambiantes.
  • Visión.  En algún punto de su vida notan que algo puede mejorarse, y con ello empieza todo:  son innovadores capaces de ver oportunidades de mejora en productos y servicios.  Pero en lugar de sólo decirlo, se ponen a trabajar para hacer esa visión realidad:  esa es la diferencia con el ciudadano común.  Son personas inspiradas por cosas que nunca han visto o deben ser descubiertas (Rampton, 2014). 
  • Trabajan en equipo y saben comunicarse.  Si usted puede escoger a la gente con la que va a trabajar, escoge a los mejores que pueda encontrar.  Esto ayuda a disminuir el temor a delegar y se asegura que el trabajo estará bien hecho. Pero fuera de ello, se emocionan por compartir ideas y conocimiento, y saben contagiar a sus grupos de ese entusiasmo.  Eso es facilitado por constantemente mejorar su capacidad para comunicarse con los demás, a nivel de habilidades y tecnología.  (Castellanos, 2012).

El grupo de los emprendedores exitosos, aquellos que han iniciado de cero para crear grandes compañías y grandes soluciones, tienen un conjunto de particularidades muy propias.  Hablamos de personas con talento para los emprendimientos, un paso más allá del ciudadano común que decide establecer su negocio.  Estas características se han dividido en internas o propias de la personalidad; y externas, o particulares de la forma de trabajar del emprendedor.

Entre las características internas Hendricks (2014) indica que poseen una personalidad tipo A, es decir más ambiciones y más enfoque:  saben abrirse camino.  Los describe como personas altamente apasionadas por lo que hacen y por sus ideas.  James (2013) los señala como personas que saben aceptar los fallos, y además están dispuestos a cambiar.  El fallo es parte del camino y debe poseerse la capacidad para seguir adelante, y adaptarse.  Por otro lado, Hall (2012) los presenta como personas que aprenden que sus errores, están preparados emocionalmente para el reto:  saben como vivir con el miedo y riesgo que ofrece el camino emprendedor. Hall cita también a Zinke, quien indica que son personas con capacidad para generar confianza en la gente, tienen mucha confianza en sí mismos, tienen habilidad para crear equipos, son flexibles, es capaz de aceptar el rechazo y moverse y tiene apertura de mente para siempre ver otras perspectivas.  Stephenson (N.D.) nos menciona particularmente que son personas que saben cuándo tomar su tiempo libre; mientras que Stark (2013) dice que saben creer apasionadamente en su idea, y que deben cometer todos los errores posibles, para aprender de ellos.  Price (2013) cierra el conjunto de características internas indicando que son personas con mucha pasión, con mucha autoconfianza, son perseverantes, y como se ha mencionado antes, son personas flexibles.

Los autores también muestran un conjunto de características que llamamos externas, que narran la particular forma de cada emprendedor exitoso de ver y manejar los negocios.  Mientras que muchas personas podrían identificar bastantes características internas con las cuales identificarse, es más probable que las características externas sean más difíciles de encontrar en nuestro repertorio de habilidades.  

Citando nuevamente a Hendricks (2014), el emprendedor es una persona que escribe sus objetivos:  hay planificación, se readapta, sabe donde quiere ir, y esto está escrito.  Hall (2012), describe que el emprendedor exitoso sabe cómo entender, nutrir y refinar la visión de su negocio, pero también sabe alinear esta visión y el negocio mismo con las pasiones que lo mueven. Para Zinke (Hall, 2012) es una persona con gran capacidad de negociación, y es capaz de crear alianzas estratégicas que traen beneficios al negocio, y en último caso, a su visión.  Stephenson (N.D.) es más detallado en tratar las características externas:  planifica todo, nada queda al azar;  es una persona que pide la venta, es decir que todo el mercadeo es inútil si usted no pide a la gente comprar su producto; es una persona que debe saber autopromocionarse todo lo posible sin resultar molesta, sabe como construir un equipo de alto nivel con colaboradores en los que puede confiar y delegar;  sabe cómo crear la venta en cada evento promocional que se realiza, y es un maestro de las negociaciones.  Stark (2012) concuerda en que el emprendedor exitoso sabe cómo encontrar a los socios correctos; y encontrarlos con la mayor cantidad de diferencias posibles, para que su diversidad cree aportes más ricos.  Para finalizar, Price (2013) los presenta como personas con capacidad para ver a largo plazo en la visión de su negocio, capaces de vender sus ideas, y además con la habilidad para balancear su vida, tanto a nivel personal como profesional.  

Las características de un emprendedor, y las características internas de un emprendedor exitoso,  tienden a sobreponerse: están presentes en muchas ocasiones en ambos casos.  Sin embargo, son las características externas las que realmente diferencian a un emprendedor exitoso.  Habilidades como la negociación y saber cómo crear equipos son vitales; también, es sumamente importante ir fuera de la teoría del mercadeo y las acciones tradicionales para salir a vender una idea que sólo está en la mente del emprendedor. Ésta persona cree tanto en su solución, en su visión, que es capaz de promoverla y venderla.  Y más allá de ello, saber guiarse por la visión futura de la solución que deseamos implementar como bien o servicio.  Como indicábamos al describir las características externas:  es muy posible que éstas sean más difíciles de encontrar dentro de nuestro repertorio de habilidades.  Pero esto no quiere decir que no puedan aprenderse o desarrollarse.  

Se han citado muchas características por parte de diferentes autores que representan a los emprendedores y a los emprendedores de éxito.  Personalmente pienso que todos somos emprendedores de éxito, con habilidades diferentes y diferentes caminos recorridos.  El hecho de dar el primer paso y estar en el mercado vendiendo nuestro producto es el común denominador.  Las situaciones serán diferentes pero lo importante es aprender de la experiencia.  Sin embargo, hay una característica primordial que he observado falta en el emprendedor, especialmente en micro y pequeña empresa:   tener la sabiduría para pedir ayuda en los momentos difíciles.  En América Latina, CEPAL indica que el 75% de los negocios quiebran antes del tercer año.  Porqué?  ¿Por mal manejo financiero, por falta de promoción, por falta de adaptación?  Hay muchas características que se han mencionado en este artículo, como parte de la personalidad del emprendedor.  Pero, ¿qué hay del conocimiento de sobre diferentes áreas de trabajo?  No todos los emprendedores tienen los mismos conocimientos.  He presenciado casos de personas cuyos productos todas y cada una de las veces, son distintos, no hay estandarización alguna.  El cliente llega buscando algo que le gustó y luego se topa con algo totalmente diferente, aunque hiciera el mismo pedido.  Procesos que en lugar de reducirse en tiempo y aumentar en productividad se mantienen invariables a lo largo del ciclo de vida, mientras la competencia mejora.  Hay acumulación de encuestas y datos sobre los clientes:  ¿cuándo los analizan?  Nunca.  

El emprendedor debe tener la sabiduría para pedir ayuda en el momento correcto, cuando se da cuenta que los sombreros que debe usar empiezan a ser muy grandes, y cuando no tiene dinero para pagar a un profesional permanente en su empresa.  Servicios como los de Lighthouse Consulting le permiten tener profesionales quasi-outsourcing, por el tiempo que su negocio lo requiera, para lograr los objetivos más relevantes, y asegurar la supervivencia del emprendimiento.  La reinversión en el negocio es un factor de supervivencia clave y debe realizarse de inmediato:  no a los años, no cuando el negocio está en declive.  Reinvierta en el negocio asegurando la mejora de las áreas de conocimiento que usted en este momento no está manejando, por dedicarse a la producción y venta, únicamente.  Reinvierta en usted mismo asegurando el desarrollo de las habilidades de emprendedor exitoso que aún no posee.  Como se describió, el aprendizaje constante de los errores, la adaptación y la flexibilidad, son piezas clave del juego.

Referencias


Castellanos, I.  (Noviembre, 2012).  Características de un emprendedor.  Consultado el 1 de julio de 2016.  Tomado de:  http://www.pymempresario.com/2012/11/caracteristicas-de-un-emprendedor/

Hall, A.  (Octubre, 2012).  Top Characteristics Of Successful Entrepreneurs: Larry Levy, Kellogg School of Management, Weighs In.  Consultado el 1 de julio de 2016.  Tomado de:  http://www.forbes.com/sites/alanhall/2012/10/24/top-characteristics-of-successful-entrepreneurs-larry-levy-kellog-school-of-management-weighs-in/#7b3f54191ac7

Hendricks, D.  (Julio, 2014).  5 Characteristics Successful Entrepreneurs Have in Common.  Consultado el 1 de julio de 2016.  Tomado de:  http://www.inc.com/drew-hendricks/5-characteristics-successful-entrepreneurs-have-in-common.html

James, K.  (Setiembre, 2013).  5 Traits of Successful Entrepreneurs.  Consultado el 1 de julio de 2016.  Tomado de:  http://money.usnews.com/money/blogs/my-money/2013/09/17/5-traits-of-successful-entrepreneurs

Price, J.  (Febrero 2013).  10 Personality Traits Every Successful Entrepreneur Has.  Consultado el 1 de julio de 2016.  Tomado de:  http://www.businessinsider.com/traits-of-successful-entrepreneurs-2013-2

Rampton, J.  (Abril, 2014).  5 Personality Traits of an Entrepreneur.  Consultado el 1 de julio de 2016.  Tomado de:  http://www.forbes.com/sites/johnrampton/2014/04/14/5-personality-traits-of-an-entrepreneur/#56d36dc922f6

Stark, K.; Stewart, B.  (Enero, 2013).  4 Characteristics of Successful Entrepreneurs.  Consultado el 1 de julio de 2016.  Tomado de:  http://www.inc.com/karl-and-bill/4-characteristics-of-successful-entrepreneurs.html


Stephenson, J.  (N.D).  25 Common Characteristics of Successful Entrepreneurs.  Consultado el 1 de julio de 2016. Tomado de:  https://www.entrepreneur.com/article/200730