¿Cómo ser un empresario más productivo?

Francisco Berrocal
LightHouseCR.com

Cada emprendedor empieza su mañana con un dilema similar:  cómo enfrento el día y cómo alargo las horas de trabajo?  Hay mucho por hacer, y muchos negocios, especialmente aquellos unipersonales, requieren de maestría a la hora de administrar el tiempo y las energías.  No es imposible, sin embargo.  Aún en los negocios multipersonales el tiempo es escaso y siempre existen pendientes.  La solución no siempre es contratar más personal;  si puede hacerlo, adelante.  Pero si su empresa es como la mayoría, donde el dinero no abunda, debería considerar un cambio en la disciplina del trabajo, que le facilite el desempeñarse de mejor manera durante sus horas laborales. 

Delegar

“…Aprendí que era para mí imposible hacerlo todo y saberlo todo.” Anissa Telwar (Lachance, 2016).  Empecemos con las empresas multipersonales:  si tiene personal, aprenda a delegar funciones en la gente que trabaja con usted.  Si no saben, enseñe a hacer y dele más valor al trabajo de sus colaboradores.  Si usted es parte de una empresa unipersonal, trate de seguir consejos como los que verá más adelante, pero es algo de lo que no puede escapar.  Considere la ayuda de algún familiar o contratar un asistente virtual que no resulte tan caro como una contratación directa.  Debemos ser muy flexibles para lograr todo lo que se necesita durante el día, y el consejo es aprender a balancear la carga para no terminar quemados rápidamente, ya sea por fatiga o desmotivación.  Esto no implica ceder el control, sino confiar y encontrar el tiempo necesario para poder descansar (Galloway, 2014).  

Priorización

Este siguiente consejo es de mucha ayuda para el emprendedor unipersonal:  determine cuáles son las actividades que requieren de su mayor atención, las más urgentes y que aporten mayor valor al negocio.  Esto implica también dejar tiempo para lidiar con eventos inesperados, que pueden presentarse en cualquier momento (Fallon, 2015).  Es parte de nuestro trabajo saber hacer estas diferenciaciones de importancia, y establecer tiempos de contingencia.  (Ivanovs, 2015).  Para darnos una idea, la Ley de Pareto dice que el 20% de nuestros problemas son verdaderos, mientras que el otro 80% no lo es:  es una consecuencia de ese 20% indicado.  Si trabajamos sobre ese 20% ahorraremos mucho tiempo y atacaremos problemas válidos (Galloway, 2014). 

Uso del tiempo

Nuestro tiempo más importante de trabajo es por la mañana.  Si nos levantamos descansados, con gratitud por el día nuevo, habrá más energía para trabajar y empezar el día de forma correcta (Ivanovs, 2014).  El tener ocho horas de descanso al menos le permitirá ser productivo.  También ayuda tener un lugar de trabajo tranquilo.  Si sufrimos de muchas distracciones es que o no sabemos poner límites para evitarlas, o si nos distraemos constantemente entonces es tiempo de tomar un descanso (Galloway, 2014).  Es importante que usted tenga además un plan de qué actividades trabajará a lo largo del día, de modo que pueda organizarlas; y así podrá establecer un propósito para su día de trabajo, de modo que pueda decir, este día logré…  (Fallon, 2015). 

Correo electrónico

No deje que el correo electrónico consuma todo su tiempo.  Determine franjas de tiempo durante el día en las cuales dedicarse a leer el correo electrónico (Fallon, 2015).  Aprenda a delegar también peticiones o asuntos que le son enviados mediante el correo electrónico.  Evite por sobre todo leer el correo cada vez que tiene una notificación para poder responder a cada mensaje, esto es ineficiente (Frankel, 2015).  Además de distraerlo, evita que usted pueda priorizar su trabajo, y es un mal uso del tiempo.  Debe evitarlo a toda costa.  Lea su correo hasta que haya terminado con su trabajo prioritario pero también es importante revisar cualquier elemento urgente al iniciar su jornada, para tenerlo pendiente de resolución, e incorporarlo a su lista de trabajo.  

Afuera el desorden

Por último, el desorden aumenta el estrés y reduce la productividad (Fallon, 2015).  Sólo tenga algunos papeles a mano, limpie su escritorio.  Esto también implica el desorden en el manejo de la información:  evite información que no le sirva para crecer o mejorar (Ivanovs, 2014).  Aprenda a definir cuál información le será útil y cual no. Esto incluye redes sociales personales.  Parte de ordenar su trabajo también es la creación de listas, de modo que usted conozca qué elementos están pendientes y cuáles han sido terminados, especialmente en pequeños proyectos que usted desarrolle (Frankel, 2015).  Puede hacer uso de su smartphone o tablet para llevar estas listas, dado que hay varias aplicaciones desarrolladas para este fin.  

Existe mucha literatura sobre cómo incrementar la productividad.  Muchos de estos libros se enfocan en las personas dentro de grandes empresas.  Nuestras recomendaciones son más hacia la gente en los emprendimientos, que trabajan solos o acompañados.  Hemos escogido los elementos que más afectan el día a día del trabajo, pero existen muchos otros elementos que podríamos mencionar.  Por ejemplo, el cuidado de los niños es relevante si usted trabaja desde su casa:  deberá aprovechar las horas de su ausencia al máximo, para luego poder dedicar tiempo a su cuidado.  También, si trabaja desde su casa, las mascotas pueden ser una gran ayuda para reducir el estrés.  

Sin importar su situación o condiciones de trabajo, es relevante que usted analice cómo maneja su tiempo y sus tareas, qué cosas lo distraen o lo hacen enfocarse, y desarrollar una estrategia de trabajo personal que deberá implementar con mucha disciplina y constancia.  

Referencias

Fallon, N.  (Febrero 9, 2015).  10 Productivity Secrets Entrepreneurs Say Really Work.  Consultado el 30 de junio de 2016.  Tomado de:  http://www.businessnewsdaily.com/7755-entrepreneur-productivity-tips.html

Frankel, R.  (Noviembre 19, 2015).  Top Five Productivity Tips For Entrepreneurs.  Consultado el 30 de junio de 2016.  Tomado de:  http://www.forbes.com/sites/ryanfrankel/2015/11/19/top-five-productivity-tips-for-entrepreneurs/#746efab73052

Galloway, L.  (Octubre 30, 2014).  10 Productivity Tips For The Overwhelmed Entrepreneur.  Consultado el 30 de junio de 2016  Tomado de:  http://www.fastcompany.com/3037758/10-productivity-tips-for-the-overwhelmed-entrepreneur

Ivanovs, A.  (Noviembre 22, 2014).  10 Productivity Tips, Tricks, Hacks for Entrepreneurs.  Consultado el 30 de junio de 2016.  Tomado de:  http://www.huffingtonpost.com/alex-ivanovs/10-productivity-tips-tric_b_5861600.html

Lanchance, K.  (Junio 29, 2016).  7 Small-Business Owners Share Their Best Productivity Tips.  Consultado el 30 de junio de 2016.  Tomado de:  https://www.entrepreneur.com/article/253545