Causas de conflicto en proyectos

Algunas causas de conflictos en proyectos son (PDU 4 PMP, 2012), (Exforsys Inc., 2009):

1. Conflictos de programación.  Ya sea por asignación de recursos o por conflictos para reuniones.
2. Prioridades del proyecto.  Cada persona considera de prioridad su trabajo, incluso aquel fuera de proyecto.  Para el director, el trabajo de su proyecto será la prioridad.
3. Mano de obra.  Adaptarse a la presión de no tener suficientes colaboradores, los demás deben lidiar con la presión del trabajo extra.
4. Objetivos de costos.  Observar todos los costos estipulados para el proyecto, y lograr que los colaboradores atiendan a dichos lineamientos.
5. Conflictos personales.  Se debe preparar para trabajar con personas con sus propias motivaciones, personalidades que tienen los mismos objetivos.  

Para los investigadores Brett y Hall (2000) las causas de conflicto se dan por:  

1. Recursos.  Balancear las cargas para que los recursos puedan ser usados por todos.
2. Estilos.  Acercamientos diferentes a una misma situación, moldeados por la formación y la experiencia.
3. Percepciones.  Diferentes puntos de vista y diferentes estímulos de información que recogen las personas para conceptualizar las cosas y el entorno.
4. Metas.  Todos los involucrados tienen metas diferentes se debe asegurar que no choquen con las de los demás.
5. Presiones.  Saber determinar prioridades para evitar crear conflictos por algo que puede ser relegado, y enfocarse en lo realmente importante.
6. Roles.  El actuar fuera de los roles, por asignación o proactividad, puede generar conflicto.  El director debe explicar a los involucrados cualquier asignación dada a otra persona que pueda entrar en los límites del rol de otro colaborador.
7. Valores personales.  Cuando existe una tarea o asignación que choca con los valores éticos de una persona.
8. Políticas impredecibles. Cambios que no son comunicados a los involucrados afectando las expectativas de trabajo.

      Se sugiere, como forma de eliminar el conflicto (PDU 4 PMP, 2012):

1. Reunir a todos los involucrados antes de iniciar el proyecto para establecer un día en el que todos puedan reunirse semanalmente.
2. Preguntar a todos los miembros cuanto tiempo pueden dedicar al proyecto para determinar realistamente la asignación de tareas.
3. Una solución para la falta de mano de obra es contratar personal especializado para las labores administrativas, para liberar a aquellos enfocados en la parte técnica.  El uso de trabajadores temporales ayuda a reducir costos por recursos.
4. El cumplimiento de costos se logra con una detallada guía de recursos, uso y entregas; donde cada uno de los colaboradores tiene que indicar precisamente lo requerido para trabajar, a modo de contrato interno.
5. Capacitación constante en tópicos como liderazgo, comunicación y gerencia ayudarán a lidiar con las personas antes que afecten seriamente al proyecto.

Ohlendorf (2001) sugiere los siguientes acercamientos a la resolución de conflictos:

1. Confrontar.  Es una situación de resolución e integración, colaborando bajo un estilo ganar-ganar.  Ambas partes se encuentran cara a cara y trabajan para encontrar una solución.
2. Comprometer.  Es un estilo donde se da y se toma.  Se dan pujas para lograr una solución aceptable.  Se da algo a cambio y ambos terminan con un cierto grado de satisfacción.
3. Suavizar.  Es un estilo que obliga.  Las áreas de acuerdo son trabajadas más no así las áreas de desacuerdo, y no siempre se resuelven los conflictos de este modo.  Alguno de los dos puede sacrificar sus metas.
4. Forzar.  Estilo controlador o dominador.  Una de las partes lo da todo para ganar ignorando las necesidades del otro.  Se da una situación ganar – perder.
5. Evitar.  Es un estilo de salida.  Se pospone un hecho y es una salida temporal, que provoca que el problema siga existiendo y ocurriendo.

Desde el punto de vista de un gestor y director de proyectos, se debe estar preparado para enfrentar cualesquiera de los conflictos; indicados o no.  Como se menciona, el director debe estar en constante capacitación para poder determinar nuevas o mejores formas de enfrentar los conflictos, especialmente si se carece o se tiene poco entrenamiento en dicha área.  Las actitudes conciliadoras tienden a ser más provechosas y permitir un mayor acercamiento que no afectará las relaciones posteriores durante el presente y futuros proyectos.  Desde otro punto de vista, el director de proyectos debe estar en la capacidad de usar cualquiera de los métodos de resolución indicados, dependiendo de la situación, y de su propio juicio, sopesando las consecuencias de la decisión a tomar.  

Ohlendorf (2001) propone la técnica de solución de casos para ejercitar las habilidades del gestor de proyectos, en lo que denomina Acercamiento de Análisis Cognitivo:

1. Identificación del dominio de conflicto.
2. Generación de casos de conflicto
3. Ejercicio del juicio.
4. Análisis de los resultados.
5. Comunicación de las diferencias de juicio.
6. Negociación entre las partes.

Termina indicando que la técnica de la escucha activa también resulta muy provechosa para resolver conflictos, debido que el escuchar permite que los conflictos se manifiesten tal y como son y sea más sencillo identificar sus componentes, mediante el acuerdo, el desacuerdo, la expresión de opiniones fuertes y respetuosas, y la muestra de pasión por las ideas.

Referencias

Bell, A., & Hart, B. (2000). Bell and Hart's Eight Causes of Conflict. Consultado el 14 de octubre de 2013.  Tomado de:  http://www.mindtools.com/pages/article/eight-causes-conflict.htm

Exforsys Inc. (2009, Setiembre 7). Common conflicts during project management. Consultado el 14 de octubre de 2013.  Tomado de: http://www.exforsys.com/career-center/conflict-management/conflicts-during-project-management.html

Ohlendorf, A. (2001). Conflict resolution in project management. Consultado el 14 de octubre de 2013.  Tomado de:  http://www.umsl.edu/~sauterv/analysis/488_f01_papers/Ohlendorf.htm

PDU 4 PMP. (2012, Abril 23). Causes of conflict in project management. Consultado el 14 de octubre de 2013.  Tomado de:   http://www.pdu4pm.com/pmpblog/causes-of-conflict-in-project-management